ポイント1
海の上にいても働き続ける予約管理システム
何十人もスタッフのいる旅行会社とは異なり、ダイビングショップはインストラクター自ら予約対応をしていることも珍しくありません。当然、お客様と海に出かけているときや器材準備をしている時間は予約を受け付けることができず、一日の案内が終わった夜から深夜まで対応していることもあるのではないでしょうか。Nutmegは自社のウェブサイトを作ることだけでなく、大変優秀な予約システムが始めから付属しています。無料・有料プランに関わりなく、必要な機能全てが使えて、運営が今よりも何倍も楽になるはずです。
在庫と予約が連動、お客様への回答を自動化
ダイビングの場合、一度のツアーで参加できる人数がスタッフのライセンス種別やダイビング団体により定められていることがあります。このように受け入れ可能数のルールが明確なため、システムに在庫として設定をしておくと、後は24時間365日、ミスなく稼働します。貴社の運営を強力にサポートしてくれる心強い味方です。
当日1時間前まで予約受付を自動管理
最大当日の1時間前までの予約に対応。リゾート地のお客様は、特に参加が流動的になりがち。参加直前に現地の天気予報を見て参加を決めるお客様も多いので、受付可能時間いっぱいまで募集をかける必要があります。お客様からいつ連絡があるかとメールや電話に張り付けなくてもいいのは精神的にもとても楽になります。
最少催行人数を設定する
最少催行人数とは、特定の人数以下の予約は受付を行わないというもの。催行のボーダーラインとなる人数をツアー毎に設定できます。例えば、体験ダイビングは1名の申し込みは「リクエスト中」とし、2名以上ならば「確定」として自動返答することができます。
受付期限を決める
最大ツアー開始の1時間前まで予約を受け付けることができます。ダイビング器材の準備など急な対応は難しいこともあるかと思いますので、各ショップに合わせて自由に設定していただけます。コツは、いきなり短くし過ぎず、徐々に短縮していくことですよ！
在庫を設定する
ツアー毎の最大参加可能人数のことを「在庫」と呼んでいます。設定した在庫以上の予約はすべて「リクエスト」として処理されます。在庫は自社だけでなく、例えばよく利用してくれる旅行会社と共有することもできます。なお、有料版の機能を使うと「残り僅か」といった在庫に連動したプロモーション表示機能をご利用いただけます。
リクエストと即予約確定の使い分け
最少催行人数や在庫などの設定を入れたら、次はツアーをリクエストのみで受け付けるか、リアルタイム（即予約確定）も行うかを選べます。即予約確定をできるようにしておくと、ウェブページ上のカレンダーでもどの日程が即予約確定ができるのか、お客様にも表示されます。旅行の予定を早く決めたい方や、直前に参加を決めて、すぐにでも確定して欲しいという、お急ぎの方に訴求できる機能です。Nutmegのシステムが設定条件に応じてリクエストと即予約確定を使い分けてくれますので、ダイビングショップは正確な在庫を日々チェックして更新するだけで済みます。
予約率を高める即予約確定機能
Eコマースでは翌日配達が当たり前になりつつあります。旅行の予約ページでも同様に、急いで決めたいお客様が増えており、それに対応できるのが即予約確定機能です。上述した、最少催行人数・受付期限・在庫の範囲内で、条件を満たしていれば、システムが即予約確定として予約を処理します。即予約確定を行っているツアー会社は、リクエストのみの受付と比べて予約率が高くなる傾向にあるため、積極的に活用するのがおすすめ！
リクエストとも併用しよう
ダイビングでは、天候や海の状態を確認しないと予約を確定できないツアーもありますよね。そういったツアーはリクエストのみで受け付けするように設定して、使い分けることができます。人数さえ集まれば、ポイントは臨機応変に変えられる体験・ファンダイビングは即予約確定がOK、東京からグアムへの遠征ツアーや、外洋でハンマーヘッド・シャークを狙うツアーはリクエスト、というように状況に応じて機能を変えると良いでしょう。
確定後の変更のための連絡機能
ダイビングは一度確定しても、天候に左右されやすいスポーツです。それでも、ご安心ください。お客様への連絡欄にコメントを入れると、更新の度にお客様へは通知メールが送信されます。予約確定後にも、状況に応じて現在のステータスをお客様にお知らせすることができ、万が一キャンセルとなったときにも、伝達が容易になります。
在庫は商品同士での共有も可能
ここまでの説明で、在庫は商品毎に設定するので管理が逆に面倒ではないか？と思われた方もいらっしゃるかもしれません。もちろん、そのようなことがないように、対処しています。商品同士で在庫共有をすれば、管理工数は何倍も下げられます。
類似商品同士で在庫共有
例えば体験ダイビングは、1本ダイブでも2本ダイブでも同じ車、船、グループで向かうことがほとんどです。商品ページが分かれていても、リソースは同じなので、お互いに在庫を連動させることができます。ショップは、片方の在庫だけ管理しておけば良く、管理がグッと楽になります。
異なるカテゴリの商品も可
在庫共有するツアーは自由に選べます。インストラクターが1名のショップであれば、在庫＝スタッフの数に左右されますので、何商品掲載していても一つの在庫で管理すると便利です。
体験とファンダイビングの違うカテゴリで、同じ船に乗る場合には、船のキャパシティに左右されますので、お互いに在庫共有することも考えられます。
体験とファンダイビングの違うカテゴリで、同じ船に乗る場合には、船のキャパシティに左右されますので、お互いに在庫共有することも考えられます。
他社への在庫共有
旅行会社や他の企業と契約していて、自分たちのダイビングツアーの販売を他社にも委託している場合には、在庫を他社とも共有することができます。対象の企業もNutmegにログインすることが条件にはなりますが、アクセスさえできれば、販売者として、在庫を見ることができるので、お互いに余計な確認を減らして販売をしていただけます。
ツアー参加前に必要な対応をサポート
お客様に対して、事前に知らせていただきたい情報や、逆にお客様に予め目を通していただきたい資料などはないでしょうか？より安心・安全なダイビングツアーを実施するためにも、重要となるこれら情報処理もNutmegではサポートしています。また、これら情報を予約時に収集できるため、予約を受けてからお客様に電話やEメールで確認する必要がなくなりますので、日中はよりダイビングに集中することができます。
予約フォームで必要情報を入手
ツアーの予約ページから、予約に進む際に、所定またはカスタムの必要情報を設定できます。主に、事前に知りたい情報を集めるために使います。また、お客様に重要なインフォメーションをリマインドするために使うこともできます。
頻出の項目はプリセット済
通常は代表者の氏名のみで予約が完了しますが、参加者全員の氏名が必要なこともあるでしょう。他にも、年齢や性別などもダイビング器材の手配に必要な事もあります。これら事業者によく使われる必要情報はプリセットしてありますので、1回1回設定しなくても大丈夫です！
特有の質問はカスタムで
プリセットされていない必要情報をセットすることができます。例えば、「最後にダイビングした年月日」や「お持ちのダイビングライセンス種類をプルダウンメニューから選択」といった設定ができます。ツアー実施に必要な情報をセットしておけば、お客様に連絡を取る必要がなくなるので、予約手配の手間がなくなります。
重要な情報をリマインドする
予約フォームのもう一つの使い方として、お客様に知っていただきた情報を強調（リマインド）することができます。例えば「ダイビング後24時間以内の高所移動はできないことに同意したとみなす」という設問を作り、回答に「はい（Yes）」と設定すれば、簡易的な同意を得ることができます。大切なメッセージを読み飛ばされないようにすることがポイントです。
お客様へのご案内メールを自動配信
大切なお客様を放置してしまい、信用を失うことは避けなくてはなりません。ツアーの予約を受けてから、参加が完了するまでの各ステージ毎にお客様へメールを自動配信します。履歴も残っているので後から確認することもできます。
予約受付時
予約リクエスト受信や即予約確定処理をシステムが行ったら、同時にお客様へはご案内メールが送信されます。リクエストであれば、事業者の処理待ちである旨を伝え、即予約確定の場合には予約番号や集合時間などの予め設定しておいた情報を届けます。基本的なことですが、お客様はメールが届かないと不安になってしまいますので、予約後すぐに連絡があることで安心していただけます。
予約内容の変更時
お客様から連絡があり日程やプランを変更する、集合時間/場所を変える、お客様へコメントを送る、など何らかの変更を加えるとその度にお客様の元へ変更連絡のメールを自動送信します。同様に、ダイビングショップの代表メールへも送信し、間違いないことを確認しましょう。変更履歴はお客様の予約詳細から確認することができますので、お問い合わせの際にはいつ何をしたのか、追跡することができます。
ツアー参加日前日
ツアー参加日前日には、お客様へリマインドメールを送信します。楽しみにしているツアーを忘れる方はいないとは思いますが、集合時間を改めてお知らせして、当日の進行がスムーズになるように促します。ダイビングショップに同様の案内メールが届くため、翌日対応するスタッフがしっかりと確認して、お客様のご案内に備えることができます。
(スタンダードプラン～）外部リンクの設定で情報を補足
スタンダードプラン以上を利用すると、外部リンクの設定を行えるようになります。予約ページでは伝えきれない情報は別のページにリンクさせて補うようにすれば、1ページあたりの情報量をコントロールすることができます。情報が多すぎるページは、お客様を迷わせてしまう原因となり、予約率の低下を招くことになるので、商品と直接関係しない情報はできるだけ分けて導線を用意しておきましょう。
病歴診断書などへの外部リンク
PADIなど、ダイビング団体が定めている病歴診断書や免責事項があれば、外部リンクで繋げましょう。前述の、予約フォームと併用して、重要なお知らせとしてリマインドをして、外部リンクもサイトから飛べるように設定しておくと、お客様の利便性が増し、結果的に貴社のサービスへの満足度向上に繋がります。
スタッフ・ポイント紹介
共通する情報、例えば、ダイビングガイドやポイントの紹介などを、商品ページ1つ1つに入れておくことは手間がかかります。同じ情報を入れなくてはならないだけでなく、もし変更があったときに、全ページの更新が必要になります。また、同じ文章を繰り返しコピペで入れることは、SEOの観点からも良くありません。
このような共通する情報は専用ページを用意しておいて、外部リンクで繋げましょう。
このような共通する情報は専用ページを用意しておいて、外部リンクで繋げましょう。
よくある質問として活用
様々なサイトで見られる「よくある質問、FAQ」といった使い方も外部リンクでの対応が最適です。ダイビングでは、全ツアーに共通する項目が多いため、商品ページ毎に設定することは労力だけが増えてしまうため、望ましくありません。スタッフやポイント紹介と同じように、別途専用ページを作り、情報を集約させましょう。FAQは多くのお客様の疑問に事前に応えるツールとして、予約率の向上に大きな役割を果たしますので、専用ツールを提供しているサービスと連携すると更に予約効果が増すでしょう。
変更やキャンセル案内・前日リマインドもお任せ
参加直前の変更やキャンセルも自動で参加案内を送付。参加前に改めて情報を確認してもらいたいケースに備えて、参加前日に最新のリマインドメールも送信。問い合わせを削減する仕組みを入れつつ、社内の業務管理の効率化が行えます。
待ち合わせ時間・場所の変更をご案内
現地時間・集合やピップアップ時間・場所が変更になった時も、管理画面の専用フォームから処理することで、自動的にお客様へのご案内に記載してメールを送信。手間を掛けずに正しい案内をサポートします。
管理画面から操作するだけ
集合や送迎の変更がある時は、Nutmegの管理画面の専用フォームから操作をするだけでOK。時間や場所も分かりやすく記入できるようになっています。
操作の都度自動案内
変更のご案内は、操作の都度自動的にしてくれるので、複数回の対応があっても大丈夫。お客様への案内は任せて、重要な予約管理に集中できます。
最新の時間・場所を表示
変更した項目と一緒に、最新のご案内をお客様へお届け。個別コメントと併用もできるので、変更点や理由を書けば、より分かりやすく表示してお伝え。
前日のリマインドメール
予約してから参加まで時間が空いたり、予約の変更や更新が合った場合でも安心。参加日の前日に必ずリマインドメールを送るので、最新の参加案内を最後に確認してもらうことができます。もちろんシステムが自動対応するので、余計なリコンファームなどの業務も削減可能。
参加前の最終確認
ツアーに参加する前に、参加案内を改めて自動でメール送信。予約から参加まで時間が経っていても、確実に必要な情報を改めて伝えられます。手間もかからず、安心の参加サポートを提供しましょう。
現地時間の24時間前
万が一お客様と自社の間に時差があっても心配不要、システムが常に自分達の現地時間の24時間前にリマインドしてくれます。インバウンドからの受け入れを強化したい方も、迷いなく対応ができます。
最新の情報だけ表示
もし同じ予約に対して何回か変更や更新があっても、リマインドはその時点で最新の情報だけ表示。お客様もリマインド情報を確実に確認してツアー参加が行えます。
急なキャンセルもご案内
突然の事情で急にキャンセルをしないと行けない場合もしっかりと対応。キャンセル処理に伴って、必要な案内をお客様へ自動送信します。対応時にキャンセル料も選べるので、状況に応じて柔軟に対応できます。
管理画面からの操作
急なキャンセルをしないといけない場合も、予約毎にNutmegの管理画面の専用フォームから処理をするだけ。キャンセル時にキャンセル料も自由に選べるので、状況に合わせて柔軟に対応。
キャンセルの自動案内
キャンセル処理をすると、お客様へキャンセルの案内を自動的に送信。内容もキャンセルが分かりやすいように工夫されているので、誤解なく伝えることができます。
状況のお知らせもコメントで
キャンセルの理由や状況など、詳しい部分はコメント欄に記載することで、一緒に伝えることができます。もしお客様とすぐに連絡が取れない場合は、コメントを上手く活用しましょう。
まとめ
Nutmegではダイビングショップがツアーに集中できるように、毎日の予約受付を自動化しています。商品ページを作る際に最少催行人数、受付期限、在庫数を入れておけば、あとはシステムが条件にあった予約をリクエスト/リアルタイムで振り分けてくれます。
また、ダイビングは特有の事前確認が多々ありますので、それに対応できるように予約フォームも充実しています。
その他にも機能は多々あり、それぞれ工夫を加えながら運用すると、大変多くのシーンをカバーすることができるでしょう。
また、ダイビングは特有の事前確認が多々ありますので、それに対応できるように予約フォームも充実しています。
その他にも機能は多々あり、それぞれ工夫を加えながら運用すると、大変多くのシーンをカバーすることができるでしょう。