ポイント3
定型的な取引先向け対応を自動化
海の側にお店を構えるダイビングショップの場合だと、都市型ショップのインストラクターやお客様と混載で受け入れていることがあります。また、旅行会社の企画ツアーで販売されていたり、予約サイトやオンライン旅行会社（OTA）でも掲載していることもあるでしょう。取引先が増えるとその分、関係者が増え、空き状況などの情報が行き渡らなくなりがちです。結果的に予約は増えるけどダイビングショップ側の事務負担も比例して増えていくケースが多くなります。
Nutmegでは、こういった取引先向けの予約管理業務を大幅に効率化できる「サイトコントローラー」や「B2Bポータルサイト」を用意しています。問い合わせの度に電話やメールをする必要がなく、在庫・空き状況に加えて、新規予約や予約更新の自動連携、キャンセル連携まで行ってくれる優れた機能です。
Nutmegでは、こういった取引先向けの予約管理業務を大幅に効率化できる「サイトコントローラー」や「B2Bポータルサイト」を用意しています。問い合わせの度に電話やメールをする必要がなく、在庫・空き状況に加えて、新規予約や予約更新の自動連携、キャンセル連携まで行ってくれる優れた機能です。
プレミアムプラン～「サイトコントローラー」で取引先との在庫共有が円滑に
取引先向けの管理で大変なのが、在庫の残りや空き状況の管理。海に隣接しているダイビングショップの例で言うと、例えば東京都内のショップから「今週の日曜に6人AOWダイバーを連れて行きたいのだけどボートの空きはある？」といった問い合わせが電話などで入ってきます。海側のショップも、お客様を連れてダイビングに出ていることもありますし、器材管理や外回りなど常にパソコンの前で予約管理をしているわけではありません。
Nutmegのサイトコントローラーを使っていれば、海側ショップがやることは自身のサイトの在庫管理だけ。問い合わせ側は、ネット上で在庫状況をチェックできて、そのままオンライン予約に進むことができます。両者にとって、確認の手間が省け、それぞれのクライアントに対しても待たさずにベストな提案を行うことができます。
Nutmegのサイトコントローラーを使っていれば、海側ショップがやることは自身のサイトの在庫管理だけ。問い合わせ側は、ネット上で在庫状況をチェックできて、そのままオンライン予約に進むことができます。両者にとって、確認の手間が省け、それぞれのクライアントに対しても待たさずにベストな提案を行うことができます。
サイトコントローラーで提携先と取引を効率化
ダイビングショップを続けていると、自社予約以外にも、旅行会社や予約サイト、または都市型ダイビングショップや、地元の観光ツアー会社との連携など、自社のダイビング商品を販売してくれる企業が増えていくと思います。こういった連携強化はとても心強くどんどん推進していくべきですが、提携先が増えればその分情報共有に時間がかかってしまいます。
満席日を伝えるだけで、何件もメールして、返信が来て、そんな対応で何時間も費やしてしまった経験があるのではないでしょうか。
サイトコントローラーとは、よく利用してくれる企業との間で、自社の在庫状況を自動連動し、予約作成やキャンセルなどの処理を全て自動化する機能のことです。
サイトコントローラーを使えるのはプレミアムプラン以上からですが、日々の業務効率を考えるとその恩恵は大変大きなものになります。
満席日を伝えるだけで、何件もメールして、返信が来て、そんな対応で何時間も費やしてしまった経験があるのではないでしょうか。
サイトコントローラーとは、よく利用してくれる企業との間で、自社の在庫状況を自動連動し、予約作成やキャンセルなどの処理を全て自動化する機能のことです。
サイトコントローラーを使えるのはプレミアムプラン以上からですが、日々の業務効率を考えるとその恩恵は大変大きなものになります。
毎月100予約まで対応
サイトコントローラーは予約サイトや旅行会社とシステム連携をする機能です。在庫の連携や予約情報の自動取得・更新ができるので、ショップスタッフがわざわざ各社の管理画面で更新をするような必要がなくなります。
プレミアムプランのサイトコントローラーで処理できる予約は毎月100件まで。この件数までは月額利用料の範囲内で対応できます。101件以上のボリュームがあれば、別途料金にてバージョンアップも可能です。
プレミアムプランのサイトコントローラーで処理できる予約は毎月100件まで。この件数までは月額利用料の範囲内で対応できます。101件以上のボリュームがあれば、別途料金にてバージョンアップも可能です。
国内外の予約サイトと接続済
Nutmegは既に国内外の予約サイトやOTAとの接続ができる状態になっています。ダイビングショップがNutmeg接続済の予約サイトと契約していれば、すぐにでもサイトコントローラーを使うことができます。
Nutmegとの接続がない予約サイトの場合には、関係者各位の同意の上で、接続開発を行うこともできます。
Nutmegとの接続がない予約サイトの場合には、関係者各位の同意の上で、接続開発を行うこともできます。
接続のサポートも充実
接続で起きたトラブルや、設定の方法が分からないなどはNutmegスタッフがサポートいたします。専門知識を持ったスタッフが日本語または英語でケアをいたしますので、安心してご利用いただけます。
提携先と在庫枠を共有・自動連係
体験ダイビングやファンダイビングの各ツアー毎の定員はダイビングショップが日々管理していると思います。しかし、契約先が増え、予約サイトなどの空き状況まで毎回手動で更新していては、日々の予約管理や派生する事務作業で1日が終わってしまいますよね。
そういったダイビング以外の仕事を極力効率化できるように、サイトコントローラーで旅行会社や予約サイトとシステム同士でデータを連動させることができます。つまり、1回の作業で提携先の在庫まで対応する手間が省けるのです。
そういったダイビング以外の仕事を極力効率化できるように、サイトコントローラーで旅行会社や予約サイトとシステム同士でデータを連動させることができます。つまり、1回の作業で提携先の在庫まで対応する手間が省けるのです。
残りの募集枠を自動反映
サイトコントローラーで繋がっている取引先向けには、参加希望日にあと何人体験ダイビングを受けられるかといった残数を共有可能です。提携先はこの残数を見て、自分たちのお客様に販売ができるので、予約率が高まります。また、ダイビングショップへの問い合わせ件数も減るため、よりメイン業務に集中できる環境が整います。
オーバーブッキングを防ぐ
夏の繁忙期などは、たまたまお客様の予約が重なり、オーバーブッキングになってしまうことも。提携先にとっても、繁忙期はオーバーブッキングのリスクがあるので、直前の予約を避けてしまうかもしれません。サイトコントローラーで繋がっていれば、販売側は常にリアルタイムで空き状況を見て、販売に活かすことができます。
手仕舞いギリギリまで受付
手仕舞いとは、例えば体験ダイビングの予約を「催行日の何日前・何時間前まで受け付けるのか」、その期限のことを指します。従来は、参加日前日などになると、電話で確認することが多かったのではないでしょうか？システムで設定しておけば、期限ギリギリまで予約管理ができます。また、A社は1日前、B社は当日まで、というように提携先毎に設定を変えることもできます。
催行状況を自動反映
Nutmegの予約サイトでは、「この日はやっているよ」「この日はお休みだよ」といったダイビングツアーの開催状況をカレンダーで表示します。予約ができない日はカレンダーでも表示されなくなるので、予約リクエストが入る心配はありません。カレンダーは、内部の管理システムから編集を行います。編集後に保存をすれば、予約ページへ即時反映。急遽スタッフが足りなくなり募集中止にするような急ぎのときにも即時反映は大切な機能です。催行状況はサイトコントローラーを通じて提携先にも反映されます。
不催行日
ツアー自体を行わない「不催行日」がある場合は、管理画面で登録しておきましょう。不催行日の連絡が提携先にまで伝わらず、予約を間違って受けてしまった後から苦情になることもあります。Nutmegの管理画面で不催行日を設定しておけば、提携先に個別連絡の必要はありません。
販売停止・販売再開
期間限定のダイビングツアーは1か月だけ募集して、シーズンが過ぎたら販売を停止することもあります。商品ページのOn/Offは数クリックで完了します。販売が停止となってツアーは、提携先へも自動で反映されます。
残席を売り切る仕組み
ファンダイビングの定員があと1名分だけ残っていて売り切りたいときには、対象日に「残り僅か」と表示させる機能で、購入意欲を底上げします。
クーポンコードの発行機能を使い、提携先だけが使える特別クーポンで、残席を埋めてもらう方法もあるでしょう。
集客状況に応じて、売上施策を検討することができます。
クーポンコードの発行機能を使い、提携先だけが使える特別クーポンで、残席を埋めてもらう方法もあるでしょう。
集客状況に応じて、売上施策を検討することができます。
予約連携で入力・更新の手間なし
サイトコントローラーで連携している取引先からの予約は、転記不要です。Nutmegの予約台帳へ自動で登録されるのでこれまで、予約サイトから入った予約をコピペして、予約システムやExcelに転記する作業から解放されます。手作業だと、ミスも起こり、クレームに繋がることもありますので、顧客満足度を上げることにも繋がります。
新規予約の自動取得・台帳登録
取引先から入る予約は予約台帳に自動登録されます。従来メールや電話・FAXなどで申し込みがあり、ダイビングショップは自分たちのやり方で処理していましたが、こういった作業がなくなるため、大幅に業務の効率化が行えます。旅行会社や予約サイト側の入力ミスがないか、チェックを行えばあとは当日の参加日まで予約管理の必要はありません。
予約情報を取得
新しい予約が来る度に、サイトコントローラー機能が予約情報を取得。メールや電話・FAXなど、今まで受けていた方法がなくなるので、予約受付業務の処理時間を大幅に削減できます。
自動で予約台帳へ反映
サイトコントローラーで取得したきた予約情報は、そのまま自動で予約台帳まで反映。入力の手間がないことだけではなく、転記ミスや作業ミスがなくなるメリット付き。
問題ないか確認だけ
予約台帳に登録された予約は、内容に問題がないか確認だけすればOK。登録後に自動でメールでお知らせしたり、新規予約だけダッシュボードで確認も出来るお助け機能もあります。
予約の更新・変更も自動対応
一度受け付けた予約に関する更新や変更も、サイトコントローラー機能が自動で処理。新規予約と同様に情報を取得して、台帳へ自動反映。後から管理しやすいように、内容によって挙動を分けているので、間違いなく予約対応が行なえます。
お客様情報の更新
予約に直接影響はない滞在先や連絡先などの「お客様情報」に更新や変更があった時は、自動で取得して既に受け付けた予約内容を台帳へ直接反映。従来の予約をそのままに、確認と対応ができます。
追加オプション・送迎の追加
追加オプションや送迎内容の変更がある場合は、前の予約と比較できるのがポイント。既存の予約を自動キャンセルして、変更後の内容で新規予約を自動作成。改めて変更後の予約への対応ができるので、見過ごすことなくしっかり対応。
日時・人数の変更
日時や人数に変更がある時も、変更後の空き状況に影響が出るため注意が必要。既存の予約を自動キャンセルして、変更後の内容で新規予約を自動作成。もし変更後の内容に事前確認が必要な場合は、予約確定後に前の予約を自動でキャンセルしてくれます。
予約に関連する情報も一部連動
予約に関連して発生する情報も、一部取引先から取得します。取引先側の予約番号に加えて、お客様からの直接的なご要望や、取引先からの注意点を特記事項として表示。都度取引先へ問い合わせをする手間がなくなります。※提携先の予約システムによっては、別途開発費用が発生する場合があります。
取引先側の予約番号
取引先側でお客様に発行する予約番号やバウチャー番号を、「受付番号」として自動取得。お客様から問い合わせがあったり、参加時にバウチャーを提示した時も簡単に検索・突合せできるようになっています。
必要情報やご要望
ダイビングを行う上で、必ず事前に教えてほしい情報を旅行会社や予約サイトが確認し、ダイビングショップの予約台帳へ自動転記します。
また、お客様からの何か特別な要望があれば対応したいと考えているダイビングショップならば、要望欄を転記することもできます。
いずれの場合も提携先のシステムとの整合性をNutmegスタッフが確認し、無料/有料開発をお伝えします。
また、お客様からの何か特別な要望があれば対応したいと考えているダイビングショップならば、要望欄を転記することもできます。
いずれの場合も提携先のシステムとの整合性をNutmegスタッフが確認し、無料/有料開発をお伝えします。
取引先からの注意点
取引先からのツアー参加にあたっての特別な注意点がある場合は、同じく特記事項として予約詳細へ表示。アレルギーや車椅子参加などの特別対応のリクエストから、キャンペーン適用予約などの補足情報が表示されます。
ベーシックプランでも利用可能 B2Bポータルサイト
サイトコントローラーを利用するには、有料プランのプレミアムプランの加入が必須です。特定の提携先からの取引量が月間100予約に満たない場合には、B2Bポータルサイトの利用がおすすめ。無料のベーシックプランでも利用できます。
中小の取引先が多いときにおすすめ「B2Bポータルサイト」
B2Bポータルサイトはサイトコントローラーよりも気軽に始められる在庫連携の方法です。例えば、都心の都市型ダイビングショップと提携していて、集客があれば予約を受けているというとき。電話やメールでの連絡も取引先との関係を保つ上で大切ですが、急ぎの時はシステムで完結できると楽ですよね。特定の取引先との在庫連携を行うのがB2Bポータルサイトの役割。取引先にはクラウド上でログインして使えるIDとパスワードを発行し、サイトコントローラー同様に、リアルタイムの空き状況の取得や予約作成が可能です。
最新の空き状況を提供
B2Bポータルサイトにログインしたユーザーは、ダイビングショップの最新の空き状況をオンライン上で確認することができます。予約したい日が空いているのか一目で分かるので、問い合わせ時間が圧倒的に短縮します。
残数の共有
特定の日にあと何人予約ができるのか共有ができます。先々の状況を開示すれば、提携先の販売者も売りやすくなりますので、双方にとってWin-Winといえます。逆に、空き状況は伝えるが、何人分空いているかまでは非表示にしたい、という場合にも対応しています。
提携先ごとの予約枠を設定
例えば、自社サイトから予約してくれるお客様は優先したいという希望もあると思います。全ての席を公平に分配することもできますし、自社7割、提携先3割といったように在庫数の提供割合を内部設定しておくこともできます。
予約作成も手間いらず
提携先がB2Bポータルサイトにログインして作成する予約は、自動的に予約台帳に反映されます。サイトコントローラー同様に、内容に間違いがないか、ダブルチェックをすれば完了です。
提携先が新規予約を作成
B2Bポータルサイトの場合には、新規予約はお客様ではなく提携先の担当者が作ります。一般のお客様だと、どうしても使い慣れない予約サイトでの購入でミスもありますが、B2Bなら慣れた担当者が代理購入するので、取引が大変スムーズです。
予約はダッシュボードで確認
新しく入った予約は、「ダッシュボード」に追加されていきます。ダイビングショップ側は新しい予約が来ていないか、定期的にダッシュボードを見て、B2Bポータルサイト経由の予約があれば、内容に間違いがないかダブルチェックを行いましょう。
大口予約は別途対応を
企業のレクリエーションとして、数十名規模の社員が体験ダイビングに申し込みをすることもあるかもしれません。在庫枠を超える予約は「できない」のではなく、「要問合せ」ということを提携先と決めておきましょう。こういった相談は個別で行っていただき、特定日だけ在庫を増やして対応するのがいいでしょう。
キャンセル時の在庫戻しや支払いを自動化
提携先のお客様の都合であいにく予約がキャンセルになることも多々あるでしょう。提携先担当者がB2Bポータルサイトにログインしてキャンセル処理を行うと、確保していた人数分の在庫が元に戻ります。既存の他者予約システムでは、キャンセルと在庫戻しが対応できていなかったりするので、機会損失を防ぐ嬉しい機能です。
実施したツアー代金の支払い管理もとても重要です。提携先と信用取引を締結していても、100%期限通りに支払いが行われるとは限りません。B2Bポータルサイトでは、Nutmegが提携先とダイビングショップの中間に入り支払い処理を行うため、代金の受け取り漏れはありません。
実施したツアー代金の支払い管理もとても重要です。提携先と信用取引を締結していても、100%期限通りに支払いが行われるとは限りません。B2Bポータルサイトでは、Nutmegが提携先とダイビングショップの中間に入り支払い処理を行うため、代金の受け取り漏れはありません。
キャンセル分を在庫へ
キャンセルされた予約に相当する人数を、それぞれのダイビングツアーの残り在庫枠へ自動で戻します。戻された在庫は、瞬時にカレンダーに反映されるので、繁忙期のキャンセルで頭を抱えるリスクが減るでしょう。
キャンセル料金は自動計算
キャンセル規定を設定していれば、システムが自動計算して請求をします。キャンセル規約は自社・提携先ともに共通しており、提携先毎に異なる規約は設定できないのでご注意ください。
支払いに関わる業務を短縮
取引先別の請求書作成をシステムで自動対応。取引先別の請求期間も柔軟に個別設定できます。売掛残高が残っていないか、Nutmegスタッフがモニターし、ダイビングショップ・提携先双方に漏れがないようにサポートもいたします。
まとめ
Nutmegの提供するサイトコントローラー機能を使うと、旅行会社や予約サイトといった大口顧客との取引にかかる事務作業を大幅に改善できます。
有料プランのサイトコントローラーを使う予算確保が難しい場合には、B2B2Bポータルサイトの利用も可能です。提携先がマニュアルでログインして予約処理を行う必要はありますが、よく利用していただく提携先との在庫共有課題を解決する最も早くて安価な解決方法です。
このように、内部オペレーションにかかっている時間を極力削り、予約管理選任スタッフがいなくても回る運用を目指しましょう！
有料プランのサイトコントローラーを使う予算確保が難しい場合には、B2B2Bポータルサイトの利用も可能です。提携先がマニュアルでログインして予約処理を行う必要はありますが、よく利用していただく提携先との在庫共有課題を解決する最も早くて安価な解決方法です。
このように、内部オペレーションにかかっている時間を極力削り、予約管理選任スタッフがいなくても回る運用を目指しましょう！