ポイント2
集合・送迎場所/時間の連絡を自動化する
ダイビングに限らず、ツアーに欠かせないのが、お客様が当日どこに何時に集合するのかを正確にご案内することです。お客様の宿泊ホテルまで送迎する場合は、毎回どこに泊まっているのかを確認したり、当日の参加者の組み合わせによっては送迎順路を計画しなくてはなりません。この一連の案内を効率化することで、予約管理が大幅に工数削減できます。Nutmegでは、場所の案内を効率化するために事前に場所リストを作り、予約時に自動対応するとともに、お客様の案内にも繋がる一石二鳥の仕組みが入っています。
事前に場所リストを登録
ツアー参加時には、お客様が指定の場所に集合してからツアーを開始する「現地集合・解散」のケース、特定の場所まで送迎する「お迎え・お送り」のケース、この両方が合わさったケースがあります。それぞれのケースで場所リストを事前に登録しておくとで、予約が入った後の業務が大幅に効率化されます。
現地集合・解散のケース
ツアーに参加する時に、現地に集合・現地解散するオーソドックスなケースです。ダイビングだと器材をすべて持ち込むお客様は少ないので、あまり見られないかもしれません。事前に集合場所を登録しておくと、以降は毎回登録した場所と時間が予約の回答に反映されます。リクエスト予約の場合には、集合場所・時間に間違いがないかを確認してから確定処理に進み、即予約確定の場合は場所・時間ともに、予約と同時に確定されてお客様に情報が送信されます。
お迎え・お送りのケース
恐らくダイビングで最も多いのが往路・復路ともに送迎が伴うツアーです。送迎場所の対象は、ホテルに限らず、地図で表示できる場所であればどこでも指定可能。海の近いショップなら、お客様の滞在先まで往復送迎を行うことも多く、予約の度に送迎情報をお客様に個別で連絡するのは効率が悪くミスも起こってしまいます。Nutmegシステムでの自動化で、細かい事務作業から離れることができます。
送迎場所・時間の登録
送迎の対象となる場所を事前に登録しましょう。よく使われる宿泊施設の傾向があると思いますので、そこから開始するのがおすすめです。時間・場所名・場所の詳細（ロビー内など）を一度登録しておけば、2回目以降の予約は登録した情報が予約に自動反映されます。Googleマップと連動しているので、お客様にはマップが表示されます。登録する際にもGoogle mapと連動しているので、検索で簡単に場所が見つかります。
同じ場所へ送迎
お迎えとお送りが同じ場所の場合は、一度の入力で両方の登録を行うことができます。もし復路のお送り時間がはっきりしない場合は、ツアースケジュールで大体の終了時間目安だけ記載しておけば大丈夫。Nutmegでは予約代表者の情報が元になっているのでグループのお客様で、別々のホテルに送ってほしいといった要望はデフォルトでは受けられません。要望が多ければ予約フォームを活用して対応が可能です。
行きと帰りが別の場所へ送迎
ダイビング後に、そのまま観光したいお客様や、空港送迎を希望の場合にも対応しています。こんな時は、それぞれ別に登録し、お迎えとお送りでリストを分けて使います。
複雑な送迎パターンや有料送迎
都市型のダイビングショップでは、ショップに現地集合するパターンと、無料・有料で指定場所（例：指定駅）から送迎するパターンが考えれます。さらに、その組み合わせで、往路は送迎、復路は指定駅で現地解散といった「お迎え＋現地解散」のパターンも考えられます。よく利用されるパターンの傾向が分かれば、現地集合・解散とお迎え・お送りをそれぞれ登録すると便利です。予約時にお客様が選択することで、どちらか片方を自動処理します。例えば、「お迎え＋現地解散」の例だと、お迎えを選んだお客様は、お迎え場所・時間が自動処理されます。ショップは、現地解散の場所と時間を指定して処理をします。これだけでも作業量が通常の半分になりますね！
頻出パターンを入力しておく
現地集合・解散、お迎え・お送り場所はそれぞれ事前に登録しておけます。ダイビングショップはそれぞれツアーに参加するお客様に合ったパターンを理解しているはずなので、予め入力しておくと、以降の事務作業がなくなります。新しいパターンが出てきたら都度登録していきましょう。
有料送迎設定
送迎が有料になる場合には、有料送迎設定ができます。どういった場合に有料になるのか、説明欄でしっかりと伝え、売上と満足度両方の向上を目指しましょう。
有料送迎の価格設定
有料送迎で、大人と子供で料金が異なる、大人数は車を変えるので料金が加算される、というような場合が想定されます。大人・子供・幼児・グループ・家族などあらゆるタイプの料金設定を細かく行うことができます。
予約時にシステムが自動処理・後から変更にも対応
事前に登録した場所リストは、実際にお客様が予約をすることで効果を最大に発揮します。予約の内容やお客様の滞在先ごとに、集合・送迎をシステムが自動判定してくれるのです。つまり予約ごとに個別対応しなくても大丈夫、内容を確認するだけでOK。もし個別に変更の必要がある場合は、後からすぐに対応ができます。
現地集合・解散は常に一定場所を自動案内
現地集合・解散は、事前に登録した場所が常にお客様へ自動的にご案内されます。予約の度にお客様へ自動で案内されるので、手間がかからずに予約業務が効率化されます。
滞在先やホテルは不要
現地集合・解散のツアーに関しては、お客様が予約時にホテルや滞在先を入力しなくても予約に進めます。何かあった時の参考情報として、別途もらうこともでき、任意項目として集められます。
現地集合場所は自動案内
お客様が予約をすると、事前に登録した現地集合の時間・場所・詳細が自動で案内。予約の都度細かい対応がいらないため、内容の確認だけOK。これで予約管理も大幅に工数削減できます。
解散場所はツアー詳細へ
現地解散場所は、ツアーの詳細に自動的に表示されています。もし個別に案内が必要な場合も大丈夫、お客様へのご案内メールやバウチャーに含めて表示することも可能です。
送迎はリスト内と最寄りで自動判定
送迎を行う場合は、お客様に滞在先・ホテルを入力していただきます。入力された情報をもとに、事前に作ったピックアップリストからシステムが自動的に選択して案内。リスト内にお客様のホテルや滞在先がある場合は自動で選択、リスト内にない場合はGoogleマップ上で距離を測り、最寄りの指定場所を自動で案内します。
お客様の滞在先情報が必要
送迎はお客様の滞在先情報が必要になります。ダイビングツアーの予約時にはまだどこに泊まるか決まっていない方もいますので、そういったときには滞在先情報をスキップして予約に進めます。ただし、ピックアップリストからの自動反映は、滞在先情報がないと行われないため、ツアー参加間際になっても滞在先が空欄のお客様にはリマインドを送りましょう。
送迎先をリストから自動選択
入力された滞在先に基づき、システムが事前に登録されたピックアップリストから自動で場所を選択してご案内します。滞在先はホテルに限らず、地図で表示できる場所ならどこでも登録可能。お客様の滞在先とリストが一致したら自動案内、もしリスト内になくても最寄りを自動的に選択します。
多少のスペルミスでも判別
滞在先のスペルが間違っていたり、呼び方の順番（●●ホテル or ホテル●●）が違っていても、システムがGoogle mapの情報を参照してリストと一致しないかを判別します。ガイドブックによっては書き方が違ったりするので、嬉しい機能ですね！
送迎場所や時間の変更があっても大丈夫
お客様やダイビングショップ、どちらかの事情で送迎場所や時間が変更になることもあります。こういう時は、予約ごとに場所や時間を更新しましょう。予約内容に何らかの変更を加えると、更新後情報をお客様へEメールで自動案内します。ショップの管理画面には、予約毎に変更履歴が残るので、いつ操作されたのか、確認することもできます。
特定日だけ利用不可の場合
集合場所や送迎場所が、何らかの理由で特定の日だけ利用できない場合は、該当する予約だけ更新できます。更新作業に伴い、更新後の時間・場所をお客様へ自動案内。変更と案内の二度手間なく対応ができます。
ピックアップ事情で変更
使う車両や道路状況で、どうしても事前に決めたピックアップ場所や時間に対応できないことがあります。こんな時も、該当する特定の予約だけ更新すれば、その予約を行ったお客様へ自動で案内。現場向けの情報にも同時反映されるのでミス防止にも活用。
予約画面から簡単に変更
特定の予約に関して場所や時間を変更したい場合は、予約画面から簡単に処理。必要な予約を検索してリストを出したら、後は専用のフォームから更新後の情報を入力するだけ。いつ更新したかの履歴も残るので、後からも追跡が行えます。
お客様の送迎トラブルを減らす機能
システムによる業務効率が行われても、いざ当日に送迎に行ってお客様がいなくては意味がありません。お迎えが滞在ホテルではなく、近隣の指定場所だった場合、旅慣れない土地で迷ってしまい、ノーショウになるケースもあります。Nutmegでは、お客様が迷われないようGoogleマップと連動した地図表示をしたり、場所の詳細を表示して迷いなく辿り着けるようにしたり、見つけやすいようにメールやバウチャーへ自動表示したりと、参加をサポートする機能が備わっています。
Googleマップと連動
土地勘がない旅先では、地図があっても目的にたどり着けないこともあります。しかし、地図が全くないのとあるのでは、結果を大きく異なります。集合・送迎場所について、お客様にGoogle mapでの地図情報をダイビングツアーの予約ページと、予約後のバウチャー、双方で表示します。
リストに事前登録
始めに集合・送迎場所リストを登録します。Google mapをベースに設計されているので、名称・住所で候補を検索して選び、最後に時間を入れれば登録完了です。
予約ページで表示
指定場所に登録した集合・送迎先情報は商品ページでも表示されます。各登録ごとにリンクがついており、クリックすると別窓でGoogle mapが表示されます。お客様はここから、自分たちの滞在先との道筋や距離感を得ることができます。
バウチャーで表示
集合・送迎の情報は予約後にお客様のもとに届くメール内のバウチャーにも表示されます。バウチャー内には、Google mapへのリンクも設定されており、お客様はわざわざ検索をしなくても、バウチャーさえもっていればすぐに集合・送迎情報を確認することができ、迷子になってしまうようなトラブルを防げます。
分かりづらい場所は補足情報を活用する
Google mapによる集合や送迎場所だけでは分かりづらく、簡単にたどり着けない場所もあります。場所に補足情報を足せるので、辿り着くための道順や、待ち合わせ場所の目印や特徴、注意事項を書きましょう。お客様のバウチャーにも補足説明は送信されるので、トラブルを未然に防ぐことが期待されます。
道順を案内
集合場所や送迎場所への道順が分かりにくい場合に、辿り着くための道順を補足として記入できます。例えば、「国号◯号線の◯◯交差点を右折し、2つめの建物」など書いておくことで、お客様も迷うことなく目的地までたどり着けます。
商品ページへの表示
リスト登録画面の補足情報は、商品ページでも同時に表示されます。お客様全体に関わる内容は商品ページでお知らせしておきましょう。
お客様個別への連絡
補足情報をお客様個人にお伝えすることもできます。お客様の予約詳細ページより、コメントを送信する機能があるので、ここを活用します。例えば、「ちょうどお客様のダイビングツアーの日に、お祭りがありお迎え時間が前後するかもしれない」といった特殊事情は、商品ページではなく、お客様個人に伝える方がいいでしょう。
まとめ
ダイビングショップにも海に隣接したショップ、都市型ショップと形態が異なり、それぞれの方法でお客様の送迎対応をされています。Nutmegのシステムでは、100%ではないかもしれませんが、考えられる多くの送迎パターンに対応します。
便利な指定場所リストを活用し、集合・送迎時間の連絡にかかわる事務作業の時間を徹底的に減らしてみませんか？
登録は一見手間に思われるかもしれませんが、その後に起こる予約業務の管理工数を大幅に削減でき、ミスの防止にも繋がる非常に便利な機能になっています。
何より、お客様が使いやすいように配慮して設計されているため、予約後のお問い合わせ削減にも確実に繋がります。指定場所リストを使いこなして、業務効率化を実現しましょう。
便利な指定場所リストを活用し、集合・送迎時間の連絡にかかわる事務作業の時間を徹底的に減らしてみませんか？
登録は一見手間に思われるかもしれませんが、その後に起こる予約業務の管理工数を大幅に削減でき、ミスの防止にも繋がる非常に便利な機能になっています。
何より、お客様が使いやすいように配慮して設計されているため、予約後のお問い合わせ削減にも確実に繋がります。指定場所リストを使いこなして、業務効率化を実現しましょう。